有些中、大型專案是經常性（每年或每季）都會發生的，卻又具有高度的變動因子，就會需要一個獨立的「專案看板 (Trello Board) 」整來管理。
以影片專案為例，每年我手邊會處理 15-20 支美籍學者和研究類學生的訪談影片。從約訪開始、訪談、拍攝、後製，整個流程有大致有25個固定的步驟，這就非常適合把每個小專案做成一個「專案卡片 (Trello Card)」。然後用一整個專案主板來監控所有小專案的進度。
每一張「專案卡片 (Trello Card)」依據專案性質而有不同，這裏以影片專案為例，我把工作項目分為 8 組 25的步驟：
主板依據敏捷開發 (SCRUM) 的方法，分成四個階段，但因為專案特性，我又將某些階段獨立出來，因此共有 10 個階段的列表：
A. 代辦 Back Log
B. 確認進行 To Do
B-1. 已約訪 Scheduled
B-2. 已訪談 Interviewed
C. 進行中 Doing
C-1. 已完成逐字稿 Transcribed
C-2. 已完成剪輯 Editing
C-3. 已送主管審核 Review
C-4. 已審核待發布 Approved/ for publish
D. 完成 Done
年度剛開始的專案，專案主板可能會長類似這樣，很多小專案都還停留在 「代辦列表 A. Back Log」或是 「確認進行 B. To Do」的階段。
但是當年度接近尾聲時，小專案都一個一個移動到 「進行中列表 C. Doing」或 「完成列表 D. Done」的階段了。
這個方法，讓所有小專案的進度一目瞭然，對於需要超過一人共同工作，或是因其他專案而將此專案擱置時，都可以提供一個很重要的參考依據。
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你有喜歡的時間管理方法或工具嗎？也請推薦給我喔！
阿波羅肯 apollo.b.cain@gmail.com