想讓雪片般飛來的代辦事項和腦中一直呼喚的想辦事項「適得其所」不再考驗自己的腦容量嗎？Trello 專案看板 (Trello Boards) 正有此妙用。
1. 任務分類
首先將手邊經常性的工作依據任務分類，例如我將我手邊經常處理到的任務分為四類：數位(digital)、印刷(print)、品牌(branding)、內容(content)。
2. 任務視覺化
有別於傳統瀑布式的專案控管，Trello提供一個看板(Kennan)式的，或敏捷式(SCRUM)管理，主要目的就是因應瞬息萬變(誇飾但也有幾分神似)的創意工作本質。將工作依據進度分為五個步驟，包括：
- 收件夾 Inbox
- 進行中 Doing
- 審核/外部程序 Review/Process
- 等待/暫停 Waiting/On Hold
- 季度完成 Done: Q3 2019
3. 進度排序
每個步驟再依據個人與團隊設定的 「目標與關鍵成果 」 (Objectives and key results OKR)排定急迫性與重要程度，用顏色標籤加以分組，共分6組：
- 最優先 Highest priority：各團隊與本組的共同目標
- 優先 High priority：同仁的目標，但非本組目標
- 中等 Medium：需要達成，但並無列於目標
- 不急 Low：如果有也很好
- 最低 very low：純粹好玩
4. 「搜尋卡片」提升專注力
尤其當工作排山倒海而來時，利用 「搜尋卡片」功能篩選出 Highest priority 和 High priority可以迅速將工作範圍限縮到最迫切工作項目，也避免被其他雜事干擾。
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