這半年來很慶幸發掘了兩個工具及一套教學讓歲末年終的自我清算成為可能，在此推薦給大家。
日前提過集「筆記、內部知識庫、資料庫、專案管理」大成的Notion一定要推。另外就是可以與Notion結合的時間紀錄工具 Clockfy ，讓你不再驚嘆時間哪裡去了？！
另外推薦Notion講師August Bradley教授的年度檢討課程，適合想要重新找到方向的你（我）。
趁此機會感謝各位讀者朋友，並祝福各位在這疫情越趨嚴峻的一年，定出你的心方向，勇敢前進！
歡迎你留言分享你年終回顧的方法或工具及心得。
分類: 時間管理
媒體日曆（媒體刊登排程表）
規劃內容策略其中一個重要的工具就是媒體日曆（Editorial Calendar）。媒體日曆讓同仁即時掌握各項媒體工作及時程，一目瞭然。在需要與不同部門協作時更顯重要。
時間
產出不同媒體內容所需時間不同，長效性的內容，比起即時性的內容通常要花費更多時間規劃，效益也較長。但即時性的內容可以反映出單位的活力和社會關懷，因此不可偏廢。
效益
產出內容後，需要定期（通常是1季）檢視產出的內容，瞭解那種內容形式、主題是受眾感興趣、需要的，以便規劃未來的內容方向。
回饋
也可以透過訪談或問卷直接和使用者對話，第一手了解需求。
媒體日曆模板
內容策略師及紐約大學兼任講師布萊恩洪寧曼(Brian Honigman) 就提供了兩個很實用的模板，GoogleSheet模板及
Trello模板
如果你有媒體日曆規劃經驗或問題，歡迎留言與我分享或討論！
COVID-19 遠端工作的雙面刃
今年的年初開始的冠狀病毒（武漢肺炎）疫情，重重的衝擊了全球各產業。為了增加社交距離、避免群聚效應，單位也實施了輪替式工作模式。一直擔任小精靈角色的媒體實習生們也部分採取遠端協作。然而，本因免除通勤時間而慶幸的我，卻身歷其境了遠距工作的其中一項大挑戰：資安問題。
簡單說，就是某一位媒體實習生的個人電腦瀏覽器中有一支木馬程式，當每次登入Wordpress編輯時，就會在網站中寫入木馬資訊。幸好眼尖的IT同事發現，立刻開始調查處理，才沒釀成太大傷害。但是新網站上線的時間也從原本承諾的日期連續推遲了三次，近一個月的時間。所幸單位主管很體諒人，也放寬了限期。然而，即便是這種天災引起的延誤，還是得重新檢視專案的時間掌握與突發狀況管理的能力。
如果你有關於這方面的心得，歡迎留言與我分享！
2020 需要更多創造力
最近組織內開始重新思考行銷的對象與內容，也針對進行了八年訪談影片有了重新的界定。從原本一個都不能少的策略，現在轉向更為精緻的取向。
可以把有限的時間用在更精準的目標，的確是令人為之一振。雖然擔心會顧此失彼，但是也許就是不完美，才能成就更多更大的夢想吧！
二零二零新年需要的強心針：伊莉莎白‧吉兒伯特於2015年出版的「創造力：生命中缺乏的不是創意，而是釋放內在寶藏的勇氣 (Big Magic:Creative Living Beyond Fear by Elizabeth Gilbert)」
你準備好面對2020了嗎？有什麼好讀或好習慣的心法嗎？歡迎留言和我討論喔！
Trello 與 Plus! for Trello 時間管理
所有「時間管理」方法，不外乎 (1) 先了解你如何運用時間 (2) 將工作拆分成可達成的小項 (3) 專注於最高產值並符合大目標的事項。上一篇 「Trello 工作日誌」說明了如何做到 (2) 將工作拆分成可達成的小項，此篇想要處理的是：(1) 先了解你如何運用時間？
使用 Trello 搭配外掛 Plus! for Trello，可以解決創意工作者「一忙就忘了時間」的困境，而且兩者都可免費使用！Plus! for Trello 這個外掛可以在工作開始時紀錄所花費時間，也可以手動登陸一天當中專案所花費的時間。時間管理很重要的一點就是每天「設定目標」與「回顧與反思」一天的成效，「手動登陸」的功能就能派上用場。
我目前的作法是將一天所有工作要項紀錄在一個「工作日誌」的看板中，範例如下，達成一項，就在該項前方打勾。
不過該項目所使用的時間，則是透過 Plus! for Trello 紀錄在 Trello的「專案主板」中。如此一來，該專案總共花費多少時間便可一目瞭然。每個加入看板的合作者也能分別登錄個人所花費時間，如此就更能了解專案工作成效的全貌。
延伸閱讀：「專案看板 (Trello Board)」、「專案卡片(Trello Card)」
你有喜歡的時間管理方法或工具嗎？也請留言推薦給我喔！
Say NO! 拒絕沒有怦然心動的事/物進入生活
偶爾會聽到專業人士說「抱歉沒能寫封更短的信」。如何節省大家的時間，卻能達到最高效率，讓省下的時間可以更靈活的運用，是項重要的能力也是一種尊重。三本書提到時間和空間的極簡/本質/精萃主義：
1. 《少，但是更好》 (Essentialism: less but better)：作者格雷格·麥克恩 (Greg McKeowon) 提出「勝利心法：專注當下 (WIN: what’s important now?)」隨時反問自己是不是在做價值最高的事情？這在AI即將全面進入我們生活的今天，尤其重要。
2. 《怦然心動的人生整理魔法》(The Life-Changing Magic of Tidying Up: The Japanese Art of Decluttering and Organizing)：近藤麻里繪 (Marie Kondo) 用「是否令你怦然心動」作為取捨物品的判準，用整理家務的方法，延伸至心靈層次的清爽與平靜。
3. 《原子習慣：細微改變帶來巨大成就的實證法則》(Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones)：作者詹姆斯．克利爾 (James Clear) 將我們的所有習慣化約為四個步驟的循環：
暗示(cue) > 渴望 (craving) > 行動 (response) > 獎勵 (reward)，並指出，要養成好習慣，就要針對每個步驟加入感覺，分別要讓你習慣不同階段：變得明顯 (make it obvious)、變得吸引人 (make it attractive)、變得簡單 (make it simple)、變得令人滿足 (make it satisfying)。反之亦然要把壞習慣改掉，則要逆向操作：眼不見為淨 (make it invisible)、變得不吸引人 (make it unattractive)、變得困難 (make it difficult)、變得令人不悅 (make it unsatisfying)。
通勤學習神器
通勤時，當然是睡覺發呆最好的時間，但是如果想要利用時間學點東西，那不可錯過通勤學習三寶
1. Podcast: 廣播在Podcast出現後捲土重來。想要上班能量滿滿，免費又知性的Podcast絕無不能錯過。推薦：TED Radio Hour
2. Audible: 看了一整天螢幕，或即將要看一整天螢幕，通勤時別再用眼了吧！每月15美金，就能讓你重拾書本不傷眼。推薦：Atomic Habits by James Clear
3. Lynda.com: 老闆臨時要你寫新聞稿但你從沒寫過？老闆要你做一個影片提案但不知從何下手？單位沒有設計預算文宣又太醜想自己動手？這時Lynda.com就是你的好朋友。迅速充電，免驚！
線上課程範例：
- Accounting Accounting Foundations: Budgeting (2019/4/23)
- Big Data Everyday Statistics, with Eddie Davila (Updated 2019/5/17)
- Business Intelligence Tableau Essential Training (Released 2019/4/18)
- Digital Publishing: Learning Canva (Released 2019/4/25)
- Goal setting Objectives and Key Results (OKRs) (Released 2019/1/23)
- Leadership Addressing Leadership with Story(Released 2019/5/16)
- Office Software Excel: You Can Do This (Released 2019/4/29)
- Productivity Trello Essential Training (Released 2018/5/8)
- Video Social Media Video Strategy: Weekly Bites(Updated 2019/5/16)
- Web The Accidental Web Designer (Updated 2019/5/15)
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你也有通勤學習的習慣或推薦的服務嗎？請寫信告訴我喔！
阿波羅肯 apollo.b.cain@gmail.com
Trello 工作日誌
創意需要時間，但是排山倒還而來的待辦事項，哪裡有時間？
時間管理有很多心法，例如80/20，Pomodoro，Get it done，SCRUM，Deep Work，Atomic Habits。目前我覺得最有用的是利用Trello管理待辦事項和project。
Trello是一個非常靈活的視覺化看板在線平台，可以將任務分組，非常適合日理萬機(?)、多重角色的非營利工作者。它的最大特色就是一目了然與即時更新，介紹兩種我每天會用到的Trello用法：
創意型人的通病就是遇到一個問題，可能從早上九點鐘開始Google解法，看了上百則PO文或網站找解答，一直到午餐時了才驚覺三個小時過去了，如果是剪一支影片，可能直接就是晚餐時間，或是末班車時間了。為了跳脫這個暗夜迴圈，我花了很多時間研究工作法，發現結合Trello日誌和番茄工作法(Pomodoro)的妙用。
首先我會開啟一塊私人的看板(Board)，當成個人的「工作日誌版」，新增4個列表：OKRs (年度工作重點)、Daily (日誌)、Q (季工作重點) 、Recurring (重複性工作)。
Trello其中一個妙用就是你可以把固定事項建立成一個模板，每次使用只要複製模板即可。因此我會製作一個日誌(Daily)模板，將每天8個小時的工作時間切成16份，包括中午休息總共18份，每一份25分鐘專注、5分鐘休息。
每天早上我會先用第一個25分鐘檢視email並規劃當天預計完成工作，把工作分成25分鐘能完成的區塊，完成後在工作項目前打勾。並在當天結束前半小時檢視一天工作狀況，自我評估工作效率以及往後需要調整對於工作所需時間的預期，逐漸進步。以最花腦力的創意工作而言，一天若能有8個25分鐘不中斷的產出，就是效率卓著了。
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你有喜歡的時間管理方法或工具嗎？也請留言推薦給我喔！