在小組內導入Notion 約3個月左右，隨著資料庫長大，近期開始尋找資料庫優化的一些模板。最近有不少網紅紛紛分享他們使用Notion來標準化、優化創作流程，在此分享兩個超有料的模板：
另外在Notion Office Hours中，一個關於SOP建置的訪談也是值得一聽。當然，在Notion的官方網站也有各式實用的模板等著你喔！
如果你有超COOL的Notion模板使用經驗或是有任何Notion使用的問題也歡迎留言和我分享或討論喔！
在這個品牌至上的時代，要如何維護品牌的一致性是一個很重要的事。如果你的組織只有5個人，那可能還不難。但是當組織擴張到20或30人以上，要維持品牌一致就可能會開始慢慢出現一些狀況。不論是色彩使用、設計風格、字型，甚至是品牌標示（Logo）的正確使用都可能有問題。
從前，撰寫一本詳盡的品牌指引（Brand Guide）應該就足夠了。但是在一人分飾多角的今天，有時候很難要同事認真把的品牌從第一頁看到最後一頁，那你只好「講重點」。把重點項目，如品牌標誌（Logo）、標準字型（Typeface）、品牌照片（Photo）、常用宣傳品（Brand Kit、flyer）集合放在一頁做成「品牌索引（Brand Wiki）」讓大家一目瞭然是必需的。近期用Notion把單位品牌資源整理分享給同事，未來與其他單位合作活動時，就不用在活動前把檔案寄來寄去，只需把連結丟給合作單位即可，省去郵件往返的時間與可能的錯誤。
如果你有建置品牌索引（Brand Wiki）相關的經驗或疑問，也歡迎留言！
團隊工作時，最怕就是找不到檔案。
不同團隊成員對於檔案命名和存檔的習慣不同、GoogleDrive檔案沒有完全同步等問題，假以時日就會成倍造成檔案混亂到不可收拾的慘狀。定期做打掃、重新規劃檔案結構是一個重要的方式可以確保檔案存放在正確的位置，但是如果沒有一個友善、高效檔案目錄，可以預見不久之後檔案的完美架構又會再度分崩離析。
這時Notion就可以扮演救世主的角色了！以下幾項心得分享：
凡事起頭難，但是也是很重要的一步，就是建立檔案清單。首先把散亂的檔案整理在正確的資料夾中。把資料夾按順序排列整齊。例如可以用： A, B, C, D 代表最大項。用A-1, A-2, A-3, B-1, B-2, B-3 代表第二階層。再用01, 02, 03代表第三階層。如果可能的話把工作分成三個階層：責任區域（Area）、專案項目（Project）和工作項目（Task）。
當資料分門別類存在正確的資料夾後，接下來就是重頭戲了，將資料細節存入Notion的資料庫中。這並不如聽起來得這麼煩，因為Notion提供了很可愛的介面，可以在每個資料加上小符號，更改顏色，不只有趣，還能幫助分類和記憶。
當資料庫建好之後，怎麼存取資料也是一門百萬學問，Notion將資料存取弄得比線上刷卡還容易，除了預設的幾種檢視模式（列表、表格、看板、日曆）還能加入何種篩選器、排列順序的條件。
三步驟完成後，哇啦！你再也不用擔心找不到檔案了！當然，你必須說服你的團隊好朋友也跟你一起用才行（有時候這是最難的一步）。威脅利誘當然是必要的，下面提供幾個可能的說詞：
最後分享一個推坑影片：How We Use Notion for Design and Marketing Projects
你也有檔案管理的心法嗎？歡迎更我分享喔！