Trello是一個很棒的流程管理工具，搭配GoogleDrive如虎添翼。但是任務完成後，工作檔案的歸類與整理卻是一個痛。
Notion 提供了一個有別於Trello的模式，把工作流程管理、資料管理、中程、長期目標（甚至生活管理）在一個介面完成，大大降低了軟體平台轉換時所造成的時間差與轉換成本。
這樣的工作模式需要建立三種個工作看板，一個是團隊任務看板（Team Task Page)，一個是完成遞交看板（Deliverable Page）、一個是個人週記錄看板（Personal Week Page）。以上這組任務看板是根據 Marie Poulin 和 Jason Resnick 於 Notion Office Hours: Managing Client Projects 介紹的一組工作流程。
一、團隊任務看板
帶領一個小型任務分組最重要的工作就是清楚溝通任務目標，並且提供組員所需資源。團隊任務看板就是要達成這樣的目的。這個頁面共分為四個區塊。
第一區塊：最新消息或重要宣告。
第二區塊：每位組員的週記，紀錄上週任務及當週工作要項。
第三區塊：工作任務表，依據任務指派組員，各組員可以有個人檢視，也可以觀看全組任務、當週任務、過期任務。
第四區塊：團隊PARA，亦即團隊的：專案任務Project，責任區域Area，常用資源Reaources，存參資源Archive等四項。
第五區塊是任務遞交看板連結及團隊測試區塊。
二、任務遞交看板
為了方便組織內同仁順利存取團隊完成的檔案又不一定要同仁註冊Notion，卻能享受Notion的彈性頁面配置，建立任務遞交看板就是一個很好的作法。只要開立一個新頁面，並設定為「公開但不能被搜尋」就能輕易建立一個專屬連結，只要將連結分享給組織內專案相關的同仁便可。這個看板可能依不同對象而有很大不同。常用的區塊有：
第一區塊：簡易說明、最新消息（黃色字）
第二區塊：專案遞交檔案列表（紅色字）
第三區塊：參考資料（綠色字）
第四區塊：一週工作預覽與完成工作一覽（藍色字）
三、個人週紀錄看板
如何將工作與私人生活合而為一就要靠週紀錄看板了！對大部分的知識或創意工作者而言，工作和個人生活的界線是難以區分的。一個輕鬆整合兩者的介面尤其重要。週紀錄看板可分幾個部分：
第一區塊：日誌，連動到日誌資料庫，每日可以記錄心情、摘要及照片
第二區塊：週主題與產出，可以設定週、季度主題和預設產出目標，讓中長程目標不會因為每日忙碌的工作而被忽略、遺忘了
第三區塊：一到五工作要項：列出重點的任務，並用不同底色標示不同的任務性質，例如藍色是個人（家庭事務）、紅色是會議、橘色是其他專案等等。
第四區塊：任務卡片檢視：用Notion最強大的插入資料庫功能，將位在團隊任務資料庫中的工作項目同步顯示在個人看板中，並且將其呈現為卡片狀，可以一目瞭然近期需要關注的事項。
第五區塊：週末專區：寫下週末預計要進行的開心事項，作為一週辛苦工作的獎賞。
如果你也有任務管理或使用Notion的心得，也歡迎跟我分享喔！